Routinen und Projekte in Microsoft Teams

Routinen und Projekte in Microsoft Teams

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© Adobe Stock | Natee Meepian

Mit der Bereitstellung von Microsoft 365 wird ein Team für die Organisation angelegt. Alle Anwender*innen der Organisation werden als Mitglied automatisch aufgenommen. Es bietet sich daher an, in diesem Team bereichsübergreifende Informationen zu teilen.

Zur Kanalisierung von Kommunikation und Informationen können weitere Teams angelegt werden. Eine erste Überlegung zu Strukturen wird meist nach den Kriterien "Unternehmensbereich" oder "Aufgabenschwerpunkt" getroffen. Nach unserer Erfahrung ist es für den Vertretungsfall sinnvoll mindestens zwei, jedoch nicht mehr als sechs Besitzer zu einem Team hinzuzufügen. Die Rolle "Besitzer" kann Funktionen innerhalb des Teams sowie die Mitglieder verwalten.

Doch nach welchen Kriterien sollten Informationen in einem Team organisiert werden? Oder ist es ausreichend, die Struktur innerhalb der Kanäle abzubilden?
 
Es ist hilfreich sich zunächst die technischen Dienste und die damit verbundenen Möglichkeiten anzuschauen.

Datenablage

Die Daten eines Teams werden im Wesentlichen in Exchange Online als Gruppe und Sharepoint Online als Teamseite verwaltet. Beides kann im Bedarfsfall gesichert werden (hierzu sind Drittanbieter Lösungen erforderlich). Das ist eine erhebliche Vereinfachung, wenn Daten wiederhergestellt werden müssen.

Berechtigungen

Zunächst sollte die "Art" des Teams festgelegt werden.

  • Bei einem privaten Team werden die Anwender*innern von den Ersteller*innen (Besitzer) eingeladen. Niemand kann sich selbst hinzufügen.
  • Bei einem öffentlichen Team kann jeder Mitglied werden.
  • Die dritte "Art" von Teams sind organisationsweite Teams. Hier werden Mitglieder der Organisation automatisch hinzugefügt.

Mitglieder eines Teams werden standardmäßig als Mitglied verwaltet und können dadurch sämtliche Informationen verwalten. Wir empfehlen die Berechtigungen innerhalb eines Teams nicht weiter zu verändern, da dies unnötig komplex ist bzw. wird. Sollte es im Verlauf erforderlich werden, z.B. Partner als Gäste in ein Team aufzunehmen, werden diese Zugriff auf Daten des Teams erhalten. Ein Gast kann somit Beiträge erstellen und/ oder beantworten. Er kann auf Dateien sowie auf weitere Informationen des Teams zugreifen.

Innerhalb eines Teams können und sollten Informationen nur durch einen "privaten Kanal" geschützt bzw. separiert werden. Private Kanäle werden durch ein Schloss symbolisch gekennzeichnet.

Archivierung

Ein weiterer Punkt, den es zu betrachten gilt, ist die Alterung von Informationen. Ein Team kann archiviert werden, ein Kanal nicht! Wird ein Team archiviert, kann auf die Informationen nur noch lesend zugegriffen werden.

Neben den technischen Möglichkeiten sind i.d.R. die organisatorischen Überlegungen nicht weniger wichtig. Wir empfehlen zunächst nicht zu tief einzusteigen und eher abstrakt über die Bearbeitung von Aufgaben und die damit verbundene Struktur in Teams nachzudenken.
Im Wesentlichen gibt es in Organisationen zwei Arten der Aufgabenerfüllung - Routinen und Projekte.

Merkmale von Routinen:

  • Ergebnisse bekannt
  • Aufgabe wurde schon einmal erledigt
  • Zeit und Kosten sind bekannt
  • Team arbeitet schon länger in dieser Zusammensetzung
  • Abläufe sind bekannt
  • Zuständigkeiten sind bekannt
  • Erst wird ein Plan erstellt, dann wird umgesetzt

Merkmale von Projekten:

  • Ergebnisse nicht bekannt
  • Aufgabe wird das erste Mal erledigt
  • Zeit und Kosten nicht bekannt
  • Team hat so noch nicht zusammengearbeitet (Kunde und Partner können Teil des Teams sein)
  • Abläufe sind nicht bekannt
  • Zuständigkeiten sind (zunächst) nicht bekannt
  • Planung und Ausführung können nicht in sauber getrennte Phasen aufgeteilt werden

Neben den Aufgabenarten können auch die Informationsarten kategorisiert werden. Es gibt z.B. dauerhaft relevante Informationen, wie Vorgaben oder Checklisten bei Routine Aufgaben. Und es gibt Dokumente zu einem Projekt, welche nach Abschluss meist archiviert werden können.

Mit diesen Überlegungen werden in Teams zu Routine Aufgaben tendenziell weniger Dokumente verwaltet. Hier haben sich nach unserer Erfahrung der Austausch in Chats (Beiträge), die Aufgabennachverfolgung in Listen und der Zugriff auf Dashboards bewährt. Dokumente haben in solchen Teams eher einen Informationswert, wie z.B. Checklisten, Terminnotizen oder Arbeitsanweisungen. Solche Teams bestehen dauerhaft und werde nicht archiviert. Des Weiteren haben diese Teams meist keine Gäste und Teilen Informationen mit externen Partnern "nur" über die Funktion "Teilen" von SharePoint Online.

Projekte, egal ob agil, ad-hoc oder Wasserfall, werden in weniger starren Lösungen abgebildet und bieten einen gewissen Freiraum zur Organisation. Ein Projekt kann als ein Team abgebildet werden. Je nach Umfang können ein oder mehrere Kanäle erforderlich werden.
Wenn das Projekt z.B. aus dem immer gleichen Workshop, jedoch in verschiedenen Städten besteht, könnte pro Stadt ein Kanal erstellt werden. In dem immer initial vorhandenen Kanal "Allgemein" könnten die Informationen zum Workshop selbst verwaltet werden. In den Kanälen wieder Informationen zur Lokation und Reisedaten. Ist ein Workshop ausgeliefert, kann der Kanal ausgeblendet werden.

Für die Nachverfolgung von Aufgaben können bei agilen Projekten der Planner und bei Projekten mit Leistungsphasen eher Listen zum Einsatz kommen.
 
Sammeln sie zunächst Erfahrung zu Teams in kleinen Gruppen. Organisieren sie hier nur Informationen und Dokumente, die auch wirklich benötigt werden. Lösen sie sich ein Stück weit von den meist starren Strukturen herkömmlicher Verzeichnisstrukturen.
Nutzen sie für Listen gleich das Tool "Lists" und verzichten sie auf Excel. Lists ist auf allen Endgeräten verfügbar und Anwender*innen können Informationen schnell und einfach einsehen. Zudem kann durch Terminbenachrichtigungen und Flows die Aufgabenbearbeitung unterstützt werden.

Die Einführung von Teams kann dafür sorgen, das Meetings weniger notwendig werden. In Meetings selbst müssen nicht erst alle Teilnehmer*innen auf den gleichen Stand gebracht werden und es können die anstehenden Themen in der gebührenden Tiefe abgestimmt werden.

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