Onlinemeetings

Onlinemeetings

© Adobe Stock | rexandpan

Es gibt im Wesentlichen zwei Arten von Meetings. Bei Ad-hoc Meetings sind i.d.R. wenige Personen verbunden. Besteht ein Vertrauensverhältnis, wird oft auf die Kamera verzichtet und sich via Audio und Inhaltsfreigabe ausgetauscht. Die andere Art sind geplante Meetings, in denen meist eine Person die Moderation übernimmt. Es spricht bei beiden Arten einiges dafür, die drei Komponenten Audio, Video und Inhaltsfreigabe regelmäßig zu verwenden.

Online-Meetings haben hohe Anforderungen an Moderation jenseits der Technik. Es reicht nicht, analoge Meetings 1:1 in den virtuellen Raum zu holen: Alles, was schiefläuft, wird schnell der Technologie zugeschrieben werden. Virtuelle Interaktionen sind zudem weitaus ermüdender als analoge. Das liegt zum Teil daran, dass es keine gewohnten sozialen Interaktionen gibt, aber auch daran, dass alle Teilnehmer im Grunde die ganze Zeit ein zweidimensionales Event auf einem Bildschirm erleben. Unsere Wahrnehmung ist digital eine andere: Wir werden schneller kritisch und ziehen uns auch rasch zurück, sobald wir Langeweile verspüren, durch viele Fragen frustriert sind oder den roten Faden nicht erkennen. Wir erfahren eine Gleichzeitigkeit von Über- und Unterwahrnehmung. Online-Meetings bieten Ihnen jedoch die Chance, neben Loyalität und Zugehörigkeit auch Vertrauen in Richtung Kunden, Partnern und Kollegen aufzubauen, jenseits von eintönigen Videokonferenzen. Nutzen Sie diese Chance.

Kamera

Die Nutzung der Kamera ist das schnellste und beste Mittel, um Vertrauen herzustellen. Es schafft Nähe. Wir sind so reduziert in der Wahrnehmung von Mimik und Gestik, dass wir doch zumindest das, was möglich ist, ausschöpfen wollen.
Der Hintergrund, den andere während einer Videokonferenz sehen, hat Auswirkungen auf die Atmosphäre, die Sie schaffen, und auf das Gespräch, das Sie führen. Während die eine Online-Session von einer menschlichen Note profitieren könnte, kann eine unordentliche Umgebung andererseits einen Mangel an Professionalität vermitteln.
Schauen Sie, dass Ihr Hintergrund halbwegs aufgeräumt ist oder nutzen Sie einen Background aus Microsoft Teams.
Bitte testen Sie auch Ihre eigene Kamera vorab. Idealerweise ist sie leicht zu Ihnen herab geneigt. Haben Sie auch Ihre eigene Beleuchtung im Blick. Am natürlichsten ist es, vor einem Fenster zu sitzen und vom Tageslicht angestrahlt zu werden.

Stimme und Sprache

Unsere Sinne sind online gleichzeitig reduziert und stärker gefordert. Hier gibt es folgende Tipps:

  • Verlangsamen Sie Ihre Sprache und verwenden Sie möglichst Worte und Bilder, die unsere Sinne wecken. Vermeiden Sie Sätze wie „Selbst wenn wir online sind ...“, denn sie implizieren, dass es eben nicht dasselbe ist.
  • Sprache schafft Welten: Wir alle haben unterschiedliche Annahmen über die Worte, die wir verwenden. Auch wenn jeder mit dem Kopf nicken und lächeln mag, so versteht er/sie doch unterschiedliche Dinge. Und wenn wir Meetings ohne Video führen, müssen wir besonders deutlich in unserer Sprache sein, um Missverständnisse zu vermeiden.
  • Schaffen Sie einen vertrauensvollen Raum, in dem jeder klärende Fragen stellen kann.
  • Testen Sie vorab auch Ihre Tonqualität. Schlechter Ton wird Teilnehmer von Ihren Inhalten ablenken.

Zeitlicher Umfang und Pausen

© Adobe Stock | elenabsl

Schließen Sie kurz die Augen und stellen Sie sich eine virtuelle 8-Stunden-Konferenz nonstop vor.
Na? Bitte nicht, oder?

Meetings sollten maximal zwei Stunden dauern, und eine Faustregel lautet: zehn Minuten Pause pro Stunde. Auch wenn Sie während der Session denken, dass eigentlich keine Pause vonnöten wäre, halten Sie sich trotzdem daran, damit Ihre Teilnehmer auch gegen Ende des Workshops aufmerksam sind.

Planen Sie eine solche Pause auch zwischen zwei Terminen ein. Das gibt Ihnen Zeit das Meeting zu reflektieren, Notizen zu ordnen und Aufgaben zu planen. Zudem haben Sie noch Zeit sich auf das nächste Meeting vorzubereiten und frische Luft ins Zimmer zu lassen.

Entzerren Sie Ihren Inhalt. Planen Sie mehr Zeit für einzelne inhaltliche Blöcke ein. Versuchen Sie nicht, einen Ganztages-Workshop in eine zweistündige Session hinein zu quetschen. Bieten Sie gegebenenfalls mehrere Sessions in kürzeren Blöcken an.

So reduziert und einfach wie möglich lautet die Devise. Nutzen Sie das, was im Umfang von Microsoft Teams vorhanden ist.

Laden Sie im Vorfeld des eigentlichen Meetings zu einem Technik-Check ein. Das kann ein separater Termin sein, oder Sie öffnen den Meetingraum schon 30 Minuten vor dem eigentlichen Termin.

Je nach Teilnehmerzahl kann es hilfreich sein, wenn jemand anderes das Protokoll schreibt. Und hierbei auch Fragen aus dem Chat aufnimmt und ggf. dort auch während des Meetings beantworten kann. So können Sie sich ganz auf die Moderation oder den Vortrag konzentrieren.

Sollten Sie das Meeting aufzeichnen, fragen Sie vorab ob alle einverstanden sind. Stoppen Sie die Aufnahme am Ende des Meetings und lassen sie ggf. noch Zeit für Fragen. Nicht jeder möchte seine Frage in der Aufnahme wiederfinden.
Nutzen Sie OneNote für geteilte Notizen und erstellen sie bei Bedarf ein Meeting-Protokoll.

Zur Visualisierung von Inhalten können sie das digitale Whiteboard in Teams nutzen. Mit einem Tablet und/ oder digitalen Stift, können sie gemeinsam an Ideen arbeiten.

Es gibt zudem Tools, die helfen können, das Meeting aufzulockern. Soll jeder einen Redebeitrag leisten, können sie z.B. mit wheelofnames die Reihenfolge durch eine Art Los entscheiden lassen.

Zusammenfassung

Online Meetings dürften für die viele mittlerweile feste Bestandteil des Arbeitsalltags sein. Schaffen sie bei Meetings, wenn immer möglich, auch durch Kamera eine gewisse Nähe und somit auch Vertrauen aufzubauen. Bereiten sie insbesondere Meetings mit mehreren Teilnehmern sorgfältig vor. Es zeugt von Professionalität und ist für alle Beteiligten motivierend. Sorgen sie für ausreichend Pausen zwischen den Meetings, so dass sie nicht gestresst teilnehmen müssen. Und nutzen sie die Tools, die ihnen Teams bietet, um sich und anderen die administrative Arbeit während eines Meetings zu erleichtern.

Zurück

Ihnen gefällt was Sie lesen?
Dann teilen Sie es mit anderen.

030 .85 99 44 0

Wir rufen Sie auch gern zurück

Oder nutzen Sie das Formular und genießen Sie künftig Ihre IT

Themenbereich