Einführung von Microsoft Teams

Einführung von Microsoft Teams

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Für eine möglichst effektive Nutzung von Microsoft Teams (im Folgenden nur noch Teams genannt) soll die folgende Einordnung helfen. Diese basiert aus gewonnenen Erfahrungen bei unseren Kunden sowie Empfehlungen von Microsoft selbst.

Aus technischer Sicht sollte Teams nur dann eingeführt werden, wenn auch Exchange und SharePoint aus Microsoft 365 heraus erfolgen kann. Hier bieten sich hybrid- oder cloud-only Szenarien an. Dabei sollten die Anwender eine Identität in einem verbundenen Active-Directory haben. Vermeiden Sie in jedem Fall eine lokale und eine Cloud-Identität.

Die grundlegenden Funktionen von Teams basieren auf Exchange und SharePoint.

Bei der Einführung von Teams sollte zunächst eine Einordnung in einem ausgewählten Benutzerkreis stattfinden. In Unternehmen können aus unserer Erfahrung drei Interessengruppen identifiziert werden.

  • Die erste Gruppe sind Anwender*innen die Teams toll finden und unbedingt damit arbeiten wollen.
  • Die zweite Gruppe ist unentschlossen und kann das noch nicht einordnen.
  • Die dritte Gruppe ist zurückhaltend oder sehr skeptisch.

Für die erfolgreiche Einführung von Teams sollte die zweite Gruppe bei der Einführung von Teams überproportional vertreten sein. Es gilt diese Anwender*innen zu überzeugen und den Nutzen von Teams im Unternehmen weiterzutragen. Hierbei gibt es verschiedene etablierte Konzepte. Als Stichwort seien Wingman/ Key User oder allgemeine Change Strategien, wie die Prosci-Methodik, genannt.

Teams ist kein Intranet und auch kein Tool für die unternehmensübergreifende Kommunikation. Diese Erkenntnis haben wir insbesondere aus Projekten gewonnen, bei denen jede Anwenderin ein Team erstellen kann. Es entstanden viele Teams, die die gleichen Themen behandelten. Anwender*innen wussten nicht in welchen Teams sie Informationen teilen können und in welchen nicht. Die schnell wachsende Anzahl an Teams ließ die Mitglieder zudem die Übersicht verlieren.

Identifizieren sie „redaktionelle Verantwortliche“, die Teamsräume erstellen und verwalten dürfen. Es sollte nicht jeder ein Team erstellen dürfen.

Die bestehenden Teams bilden einen Rahmen zu den jeweiligen Projekten oder Routinen (ggf. nach Bereichen) gegliedert.
Zur besseren Orientierung können die Namen der Teamsräume mit einem Präfix des jeweiligen Bereichs benannt werden - z.B. können alle Teamsräume mit unternehmensübergreifenden Themen mit „CORP“ beginnen.

Im  Beispiel links ist der Raum „CORP-Hub“ als öffentliches Teams für alle verfügbar. Die Räume „CORP-Finance“ und „CORP-HR“ nur für die Personen dieser entsprechenden Unternehmensbereiche.

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