Dokumentenablage in Microsoft Teams

Dokumentenablage in Microsoft Teams

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© Adobe Stock | Gunnar Assmy

Seit geraumer Zeit haben sich Tools wie Outlook und Dateisystem bewährt, oder nicht ersetzen lassen. Welche Erfahrungen hier gemacht werden, hängt auch von der Organisation innerhalb dieser Tools ab. Es gibt gute Organisationsmöglichkeiten, die mit Disziplin und Aufwand verbunden sind. Dennoch bestehen immer die gleichen Herausforderungen:

  • Die gleichen Dateien werden mehrfach per E-Mail verteilt.
  • Die gleichen Dateien sind an verschiedenen Orten im Dateisystem abgelegt.
  • Die Ablagestruktur weicht vom ursprünglichen Organisationsprinzip ab.

Je nach den bereits gewonnenen Erfahrungen können sie diesen Herausforderungen mehr oder weniger zustimmen. Dennoch bleibt, dass die komplexen Ablagestrukturen sowie die Flut von E-Mails aufgebrochen werden müssen. Nur so kann die Menge an Informationen für die tägliche Aufgabenerfüllung beherrschbar bleiben. Objektiv gibt es nicht "die" Lösung, denn es muss sich immer auf Kriterien für die gemeinsame Organisation geeinigt werden. In Unternehmen kommt erschwerend hinzu, dass es nicht "das" führende Merkmal in der organisationsübergreifenden Kommunikation gibt.

Für den Bereich „Sales” ist der Kundenname als führendes Merkmal relevant. Für „Operations“ ist es der Kundenname aber auch der Produktname und für Product Development ist es wiederum das Produkt selbst in dem entsprechenden Release. Oder anders gesagt, wird jemand aus Sales eher Fragen: „haben wir für Kunde XY schon das Angebot unterbreitet?“. Und jemand aus dem Bereich Product Development wird vermutlich eher Fragen: „Haben wir die Anforderungen in Release 1.23 erfüllt?“. Die Fragen sind fiktiv, verdeutlichen aber die Herausforderung bei der Organisation und Ablage von Informationen in Unternehmen.

Da wir immer wieder mit solchen Fragestellungen konfrontiert sind, wissen wir, das Microsoft Teams auch nicht zur Kategorie „die“ Lösung zählen kann. Dennoch bietet es aufgrund der flachen Strukturen, der vielseitigen Möglichkeiten Informationen zu visualisieren und den verschiedenen Kommunikationsarten gute Möglichkeiten zur Organisation.

Gehen wir davon aus, dass jeder Bereich im Unternehmen mindestens ein Team nutzt. Die Mitglieder der Teams können auf die jeweiligen Beiträge und Dateien zugreifen.

Mit jedem Team wird auch eine Seite in SharePoint erstellt. Zur Verwaltung von Dateien wird zudem eine Dokumentenbibliothek erstellt und mit jedem Kanal ein Ordner angelegt. Der Erste Ordner gehört zum Kanal Allgemein und wird in der Bibliothek mit dem Namen „General“ benannt.

Werden weitere Kanäle hinzugefügt, werden ebenfalls die zugehörigen Ordner erstellt, jedoch mit den Namen des Kanals. Das hat in der meisten Fällen nichts mit der gewohnten Dateistruktur bzw. der gewünschten Organisationstruktur zu tun. 

Zudem werden Dateien je nach Nutzung von Teams an Orten hinzugefügt, an denen sie nicht gewünscht sind oder die Struktur „zerstören“. Wenn z.B. in einem Beitrag eine Datei geteilt wird, wird diese in der Dateistruktur abgelegt. Auch das ist in den meisten Fällen nicht gewünscht, da die Stuktur verändert wird.

Um dieses Problem zu umgehen, kann eine von Teams unabhängige Dokumentenbibliothek in SharePoint erstellt werden. Hier können Berechtigungen unabhängig von den Mitgliedschaften in den unterschiedlichen Teams vergeben werden. Diese Dokumentenbibliothek kann dann in den einzelnen Teams hinterlegt werden, so dass die Mitglieder jederzeit schnell und unkompliziert auf diese Informationen zugreifen können.

Zusammenfassung

Abschließend lässt sich sagen, dass die Ablage von Daten innerhalb der vorgegeben Datenablage in Teams, ist oft nicht mit den gewohnten Ablagestrukturen vereinbar ist. Hier sollten flüchtige Informationen abgelegt werden, die in dem entsprechenden Kanal ihre Berechtigung haben. Für die übergreifende Ablage von Informationen eignet sich eine eigene Dokumentenbibliothek, die dann in den erforderlichen Teams/ Kanälen eingebunden werden kann.

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