Die Funktion Arbeitsbereiche in Microsoft Outlook unterstützt das moderne Office mit shared desks

Nichts ist so stetig wie der Wandel und so ändert sich das Arbeitsumfeld in den Büros abermals. Konzepte wie das “flexible Office” hatten bereits lange vor der Pandemie Einzug erhalten, jedoch mit unterschiedlichem Erfolg und lange nicht bei allen Unternehmen. Die Gründe sind vielfältig und individuell. Während der Pandemie war das “mobil Office” der neue Standard und wo immer es ging, durfte zu Hause am mobilen Arbeitsplatz der Aufgabenerfüllung nachgegangen werden.

Nun neigt sich die Pandemie (hoffentlich) dem Ende entgegen, die HomeOfficePflicht ist aufgehoben, doch viele Unternehmen haben nachgerüstet und unterstützen diese Arbeitsweise weiterhin mit Technologie und neuen Konzepten. Microsoft geht davon aus, dass der “geteilte Arbeitsplatz” in immer mehr Unternehmen eingeführt werden wird und hat daher in Outlook das Buchen von Arbeitsplätzen eingeführt. Hierzu wird das Büro digital in Arbeitsbereiche aufgeteilt. Es werden also Gruppen von Arbeitsplätzen gebildet.

Bei der Terminerstellung wird neben der altbekannten Raumsuche für Konferenzräume nun ein webbasiertes AddIn angezeigt, welches die verfügbaren Arbeitsbereiche anzeigt. Das AddIn ist bereits in der Outlook Client Version und in der Outlook Webversion verfügbar. Der wesentliche Unterschied besteht darin, dass Arbeitsbereiche eine Kapazität haben und dadurch von so vielen Benutzern gebucht werden können, wie Schreibtische verfügbar sind. Außerdem ist ein Mindestzeitraum anzugeben, für den der Arbeitsplatz belegt werden soll.

Diese neue und durchaus sinnvolle Option ist nur in Microsoft 365 bzw. Exchange Online verfügbar und muss administrativ über die PowerShell eingerichtet werden.

Die Funktion, Arbeitsbereiche zu definieren und buchen zu können, kann nach unserer Einschätzung, zur besseren Auslastung und Verwaltung von Büroflächen einen Beitrag leisten.

Zusammenfassung

Die vergangenen zwei Jahre haben gezeigt, dass das mobile Arbeiten durchaus funktioniert. Damit ändern sich Flächennutzungskonzepte in den Büros. Ein erster Schritt zur Optimierung der Nutzung kann die Möglichkeit zum Buchen des Arbeitsplatzes aus der gewohnten Oberfläche von Microsoft Outlook bieten. So können Flächen besser verwaltet und optimiert werden. Bleiben Flächen regelmäßig ungebucht, kann die Nutzung überdacht, oder Flächen gar eingespart werden.