Die technologischen Möglichkeiten für Kommunikation haben sich in den letzten Jahren auch im Unternehmensumfeld erweitert. Das liegt an neuen Tools wie z.B. Microsoft Teams aber auch an den dezentralen Arbeitsweisen durch mobiles Arbeiten. Hierbei haben sich Chat und Video-Telefonie neben E-Mail und Telefon etabliert, wenn nicht gar schon überholt.

Welches Medium jeweils genutzt wird, hängt oft von der Intuition der Anwender*innen ab. Wir beobachten, dass bei bestimmten Anwender*innen E-Mail oder Telefon bevorzugt werden. Bei anderen wiederum Chat und Video-Telefonie. Es ist hierbei meistens eine Frage der Routinen und die Haltung zum Medium. Es gibt jedoch gute Gründe sich im Vorfeld einer zu führenden Kommunikation bewusst für einen Kommunikationsweg zu entscheiden.

• je emotionaler das Thema, desto direkter die Kommunikation - persönlich / Video
• flüchtige Abstimmung/ allgemeine Nachfrage - Chat auch in größeren Gruppen
• Herbeiführen einer Entscheidung/ Freigabe - E-Mail mit mehr Text
• Routinebesprechungen - Video/ Telefon
• Hinweis an eine unbestimmte Anzahl von Personen zu einem Thema/ Projekt - Chat/ Beitrag
• Kommunikation mit externen Partnern - E-Mail/ Video/ Telefon
• Kommunikation mit externen Partnern zu gemeinsamen Projekten - Chat/ Video

Die aufgeführten Beispiele sind ein Auszug aus unseren Erfahrungen und seien hier nur stellvertretend genannt.

Microsoft Teams ist der zentrale Informationshub bei Microsoft 365. Neben Chat und OnlineMeetings hat sich Teams zudem bei der Zusammenarbeit in Projektteams sowie der Koordination von übergreifenden Gruppen gegenüber anderen Tools wie Outlook durchgesetzt. Ein „Teamraum“ (der in Teams dann auch „Team“ heißt) nutzt im Hintergrund u.a. SharePoint und ist somit der zentrale Ort für die Speicherung von Informationen.
Für die direkte Kommunikation kommen „Beiträge“ (Chat) sowie Sprach- und Videotelefonie zum Einsatz. Es können weitere Apps wie OneNote und Planner eingebunden werden, so dass alle Informationen zu einem Thema an einem Ort zusammengefasst werden können.
Im Vergleich zu E-Mail und Dateisystem liegen die Informationen bei Teams doch deutlich näher beieinander und können zudem thematisch in Teams und Kanäle strukturiert werden.

Ein weiterer Vorteil ist das Suchen und Finden von Informationen. Teams kann grundsätzlich Ergebnisse aus den unterschiedlichen Tools zusammentragen. Die Suche ist jedoch noch nicht soweit wie sie sein sollte, z.B. werden Informationen aus „Wiki“, welches in Teams als Standard-Reiter angefügt wird, nicht indiziert. Und sind somit auch nicht Teil der Suchergebnisse. Daher verzichten wir i.d.R. auf dieses Tool. Hier kann OneNote eine Alternative sein, da hier die Durchsuchbarkeit gegeben ist.

So könnte ein Team aus den Standardreitern „Beiträge“, „Dateien“ und „OneNote“ (als Ersatz für „Wiki“) genutzt werden. Beiträge und Dateien sollten die zum Team relevanten Informationen verwalten. OneNote kann für Besprechungsprotokolle genutzt werden.