IT-Schwerpunkte in der heutigen Zeit
Die Anforderungen an Unternehmen ändern sich stetig. Hierbei kann zwischen Einflüssen von außen und innen unterschieden werden. Um diesen Anforderungen gerecht werden zu können, sollten unter Berücksichtigung von Kosten und Nutzen Schwerpunkte gesetzt werden. Wir haben hierzu einmal unsere Überlegungen zusammengefasst und hoffen das diese Ihnen eine erste Orientierung geben können.
Mobiles Arbeiten
In den vergangenen zwei Jahren waren Unternehmen gezwungen das mobile Arbeiten zu ermöglichen. Dadurch wurde die Digitalisierung beschleunigt, denn gewohnte Routinen konnten nun nicht mehr in den Büros abgebildet werden. Als Beispiele seien die Bearbeitung der Eingangspost sowie Team- oder Projektbesprechungen genannt. Zwar wurden diese Routinen schon vorher digital unterstützt, jedoch nicht in dieser Konsequenz.
Wir gehen fest davon aus, dass die Digitalisierung dieser Arbeitsweisen bestehen bleibt. Das Büro ist nicht mehr der alleinige Aufenthaltsort zur Aufgabenerfüllung, sondern vielmehr ein weiteres Tool. Es kann genutzt werden, wenn der Nutzen vorhanden ist. Schreibtische werden nicht mehr fest zugeordnet, sondern je nach Bedarf gebucht. (siehe unser Blogbeitrag zum Thema Microsoft Outlook Arbeitsbereiche)
Daraus folgt eine veränderte Auslastung der Büros. Unternehmen und Organisationen werden die Flächennutzung überdenken und Räume für soziale Begegnungen schaffen. Das bringt ein gewisses Kosteneinsparpotential mit sich und kann spätestens in diesem Punkt als Chance begriffen werden.
Digitalisierung
Unternehmen und Organisationen sind durch diese neuen Möglichkeiten zur Anpassung ihrer Prozesse mehr oder weniger gezwungen. Diese sollen nicht nur konsequent digital abgebildet werden. Es geht also nicht mehr darum, ob Cloud Technologien eingesetzt werden, sondern viel mehr um das wie. Zudem ist die Automatisierung von Routinetätigkeiten ein wichtiger Schritt zu mehr Verbindlichkeit in der Aufgabenbearbeitung. Konnte eine Rückmeldung zuvor in kurzen Meetings im Büro oder im „Flurfunk“ abgefragt werden, ist es heute gar nicht so einfach den Überblick zwischen Onlinemeeting, Chats und E-Mail zu behalten.
Ist bereits Microsoft 365 im Einsatz, können Lösungen auf Basis von Microsoft PowerApps und Microsoft PowerFlows zur Optimierung der Prozesse einen Beitrag leisten. Sie füllen die Lücke zwischen den Programmen der Office Suite wie Outlook, Teams oder OneDrive und den Kernanwendungen wie CRM, ERP oder HR-Lösungen. Zum Beispiel kann eine Abfrage nach Personalbedarf zwischen Abteilungsleitung und Geschäftsführung einfach mit Microsoft PowerApps und Microsoft PowerFlows implementiert werden. Auch Anfragen zur Beschaffung von Material oder Urlaubsanträge können so digital, effizient und einfach abgebildet werden. Diese Lösungen können durch die Anwender*innen selbst erstellt und verwaltet werden. Die IT-Abteilungen sind nicht zwingend erforderlich. Dadurch können Abteilung schnell auf sich ändernde Anforderungen reagieren.
Was ist das?
Microsoft Power Apps
Mit Power Apps sind Sie in der Lage, ohne Programmier- kenntnisse benutzerdefinierte Anwendungen zu bauen, während Power BI die Visualisierung Ihrer Daten abbildet und Power Automate (vorher bekannt als Microsoft Flow) automatisierte Workflows erstellt.
Alles in einem Datensatz, alles im Einklang.
Wir sind Ihr Microsoft-Partner und unterstützen Sie dabei, mit der Microsoft Power Platform den nächsten Schritt der Digitalisierung in Ihrem Unternehmen zu gehen.
Cloud only vs. Hybrid Cloud
Services von einem Cloud-Anbieter zu nutzen ist mittlerweile keine Seltenheit mehr. Unternehmen und Organisationen nutzen diese, um veraltete Lösungen zu modernisieren, oder weil ein Clouddienst technologisch besser und kosteneffizienter sein kann. Dieser Trend setzt sich fort und es werden immer mehr Services aus der Cloud bezogen. Microsoft lässt seinen Kunden die Wahl, welche Services weiterhin lokal und welche aus der Cloud bezogen werden können. Für die Anwender*innen ist der Übergang nahtlos und ein Unterschied, wo der Service herkommt, ist nicht zu bemerken. Diese als Hybrid-Cloud bezeichnete Lösung bietet eine hohe Flexibilität mit Blick auf Kosten und Nutzen. Dennoch wird Microsoft seinen Fokus auf die Cloud Services behalten. Bereits heute sind einige Lösungen wie Microsoft PowerApps und Microsoft PowerFlows nur als Cloud Services zu beziehen. Hat sich ein Unternehmen oder eine Organisation für einen Cloud Anbieter entschieden, so vertraut es ihm seine Daten an. Der Cloud Anbieter wird wiederum alles tun, um dieses Vertrauen zu würdigen und die Daten zu schützen. Microsoft investiert weiterhin massiv in die Sicherheit seiner Lösungen und wird insbesondere bei den Cloud Services das Schutzniveau weiter ausbauen. Mit dem Modell der geteilten Verantwortung sind Unternehmen und Organisationen aufgerufen bei den Entwicklungen Schritt zu halten. Dies kann durch eigene Weiterentwicklung der IT-Abteilung erfolgen, oder durch einen Partner geleistet werden.
IT-Sicherheit
In den vergangen zwei Jahren wurde eine drastische Zunahme von Sicherheitsvorfällen verzeichnet. Dabei kann beobachtet werden, dass Angriffe immer gezielter durchgeführt werden. Es handelt sich um eine Industrie, die arbeitsteilig agiert. Während eine Gruppe Schwachstellen aufspürt, liefert ein anderes Werkzeug, um diese auszunutzen und wieder eine andere Gruppe bietet Werkzeuge, um Daten zu entwenden und/ oder Schaden durch Verschlüsselung (s.g. Ransomware) zu verursachen. Die Angreifer haben dadurch umfangreiche Möglichkeiten Unternehmen und Organisationen jeder Größe zu schädigen. Die Annahme, man sei zu klein und es würde sich schon keiner für einen Interessieren ist nichtzutreffend. Denn selbst wenn es wirklich keine Daten zu holen gäbe, hat ein Unternehmen oder eine Organisation immer noch seine Reputation. Und diese kann von Angreifern für Angriffe genutzt werden. Unternehmen und Organisationen jeder Größe sollten IT-Sicherheit ernst nehmen und als Prozess begreifen, den es ständig an die aktuellen Änderungen anzupassen gilt. Sicherere Passwörter, die Zwei Faktor Authentifizierung und ein Grundmisstrauen bei E-Mail und Internet-Nutzung sollten zum Mindeststandard gehören. Microsoft bietet gerade im Umfeld der kleineren Unternehmen und Organisationen mit dem Microsoft 365 Business Premium Paket ein fantastisches Angebot mit starken Sicherheitsvorkehrungen.
Datenschutz
Die EU-Datenschutzgrundverordnung hat kein Land der Welt mit Blick auf die Informationstechnologie unberührt gelassen. Gerade die großen Technologieunternehmen aus den USA passen sich den Forderungen nach mehr Datenschutz an und sind bestrebt nicht nur in Europa datenschutzkonform zu arbeiten. Das gilt lange nicht für alle Unternehmen und es gibt sicherlich auch noch Luft nach oben. Für Unternehmen und Organisationen gilt es hierbei mit Blick auf die Wettbewerbsfähigkeit die Balance zu waren. Zum einen müssen die Anforderungen an den Datenschutz erfüllt werden, zum anderen sollen meist moderne Cloud Technologien zur Aufgabenerfüllung genutzt werden. Fakt ist aber auch, dass immer mehr Daten in den Unternehmen und Organisationen gespeichert und verarbeitet werden. Damit steigt die Verantwortung und datenschutzrelevante Informationen müssen besonders vor Angriffen und Bedrohungen geschützt werden. Microsoft bietet seinen Kunden umfangreiche Möglichkeiten genau hierzu Vorkehrungen zu treffen. Beispielhaft sei hier die Möglichkeit der Verschlüsselung von Daten wie Word, Excel, PowerPoint oder PDF-Dateien zu nennen.
Zusammenfassung
Wir beobachten bei unseren Kunden die sich ändernden Anforderungen aufmerksam und bieten Lösungen auf Basis der Microsoft Technologien. Dabei reicht es nicht mehr nur E-Mails auf dem Smartphone zu empfangen. Mitarbeiter*innen sollen und wollen mobil Informationen verarbeiten. Dazu müssen die Daten folgen, so dass unter anderem Genehmigungen erteilt, Termine verschoben oder Besprechungen geführt werden können.
Zur Aufgabenerfüllung bietet Microsoft mittlerweile die Werkzeuge der Powerplattform, so dass Lücken zwischen der Microsoft 365 Umgebung und den Kernanwendungen geschlossen werden können. Dabei spielt es keine Rolle mehr, ob die Lösungen ausschließlich in der Cloud, oder teilweise noch lokal betrieben werden.
Microsoft investiert einen wesentlichen Teil seiner Erträge in die IT-Sicherheit. Die Lösungen sind regelmäßig in dem so genannten “magischen Quadranten” von Gartner Inc. zu finden. Werden diese Lösungen richtig eingesetzt, ist das Niveau an IT-Sicherheit auf dem Stand, um auf die sich ständig ändernde Sicherheitslage zu reagieren.
Um das Thema Datenschutz kommt heute kein Unternehmen mehr vorbei. Microsoft geht dieses Thema sehr offensiv an und will die europäischen Anforderungen hinreichend erfüllen. Dabei werden regelmäßig sinnvolle Erweiterungen bereitgestellt, damit die Kunden von Microsoft wiederum seine Anforderungen an den Datenschutz erfüllen können.
Gern unterstützen wir auch Ihr Unternehmen,
um auf die neuen Anforderungen reagieren zu können.
Lassen Sie sich von der Zimmer IT beraten und unterstützen.